Tietosuojaseloste jäsenille ja sidosryhmille

Seloste on hyväksytty Jyväskylän Matkailuoppaat ry:n johtokunnan kokouksessa 16.02.2021. Yhteyshenkilö vaihtunut 1.1.2022 puheenjohtajan vaihtumisen myötä. 

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Tietosuojaseloste (jäljempänä "seloste") kertoo, kuinka Jyväskylän Matkailuoppaat ry käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun yhteydessä sekä toiminnassaan eri sidosryhmien kanssa. 

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Jyväskylän Matkailuoppaat ry (jäljempänä "oppaat", "yhdistys" ja "me"). Jyväskylän Matkailuoppaat ry vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen. 

Rekisterinpitäjän yhteystiedot: Jyväskylän Matkailuoppaat ry, Y-tunnus: 3038040-3.  Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö on puheenjohtaja Outi Raatikainen oraatikainen at gmail.com. 

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka 

• olet antanut meille, kun liityt jäseneksi,
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, ja
• saadaan muista lähteistä soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, esim. Kaupparekisteri, Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilötiedot: Sukunimi, etunimet, postitusosoite, postinumero, postitoimipaikka, matkapuhelin, sähköposti, opastuskielet.

Jäsenyystiedot: Suoritetut opastuskokeet ja aktiivisuuskokeet, maksetut jäsenmaksut, opasmerkin numero.

Luottamustehtävät: Tehtävät Suomen Opasliitossa ja muissa opastusalan organisaatioissa.

Valokuvat: Jäsenten ryhmäkuvat ja opaskuvat kotisivuja ja muuta tiedottamista varten. Mahdolliset muut tiedotuskuvat kuvissa näkyvien henkilöiden nimenomaisella suostumuksella.

Markkinointiluvat ja -kiellot: Markkinointia vain antamasi nimenomaisen ja yksilöidyn suostumuksen pohjalta.

Jäsensuhteen hoitaminen: Jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten. Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

A. Jäsensuhteen hoitaminen, järjestötoiminta, edunvalvonta ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista, järjestötoimintaa, edunvalvontaa, jäsenpalvelujen toteuttamista sekä jäsenmaksujen perintää varten. Välitämme jäsenten perustiedot Suomen Opasliittoon, jonka jäsenjärjestö Jyväskylän Matkailuoppaat ry on. Välitämme jäsentemme perustiedot Visit Jyväskylä Regionille (Jyväskylän kaupungille), jonka yhteistyökumppani Jyväskylän Matkailuoppaat ry on.

Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen.

B. Jäsen- ja sidosryhmäviestintä sekä markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle toiminnastamme. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös edunvalvonta-, jäsenpalvelu- ja muita tutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille esimerkiksi suoramarkkinointia varten ilman erityistä lupaasi.

C. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja toimintamme asianmukaista johtamista varten.

D. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt. 

E. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa,
• toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten,
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti.
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;
• tarvittaessa vakuutusedun tarjoajalle vakuutussopimuksen nojalla;
• Suomen Opasliitolle toimitetaan sähköpostina vuosittain tieto eronneista ja päivitetty jäsenluettelo Excel-taulukkona.

Tietoja luovutetaan suoramarkkinointiin vain rekisteröidyn antaman kirjallisen tai sähköisen suostumuksen nojalla, joka on peruutettavissa milloin tahansa.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Voit tarkistaa ja korjata omat tietosi sekä kysyä tarkennuksia selosteesta ja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun rekisterin ylläpitäjään. Voit milloin tahansa pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Mahdollisessa henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteessa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. 

9. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.jyvaskylaguides.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

10. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.